En otoño, el departamento financiero os pide las previsiones de plantilla para 2027. Vuestras líneas ya están funcionando con personal temporal contratado el día anterior, bajas que se solapan y puestos que pocos operarios saben manejar.
La planificación de la plantilla te indica, con una antelación de entre 3 y 18 meses, ¿Cuántas personas autónomas hay por puesto, equipo y mes? Lo necesitaréis. Un cálculo en ETC (equivalentes a tiempo completo) anuales no lo refleja, ya que puede coincidir justo con el año y dejar la noche sin nadie que se encargue de la recaudación.
¿Qué es la planificación de la mano de obra?
La planificación de la mano de obra compara las necesidades de tu taller con los recursos de los que dispone, para saber ¿Cuántas personas cualificadas, en qué puestos y cuándo?.
A continuación, decide cómo subsanar esa diferencia. En una obra, se sitúa entre la estrategia a varios años vista y la asignación diaria.
| Ejercicio | Horizonte | Pregunta formulada | Lo que decidimos |
|---|---|---|---|
| Planificación estratégica de la mano de obra | Varios años | ¿Qué profesiones y qué competencias habrá en el futuro? | Orientaciones sobre el empleo y las competencias |
| Plan de personal | De unos meses a un año y medio | ¿Cuántas personas autónomas hay por puesto y al mes? | Contrataciones, trabajo temporal y formación en materia presupuestaria |
| Plan de asignación | Día, semana | ¿Quién ocupará qué puesto mañana? | Asignaciones y sustituciones |
En una línea de producción, un puesto desocupado ralentiza o detiene la producción, y solo una persona cualificada puede reanudarla. Por lo tanto, se contabilizan las personas autónomas puesto por puesto, además de los ETC.
La previsión es tan importante como el cálculo, ya que en la industria, Casi uno de cada dos procesos de selección se considera difícil por parte de los empresarios, según el’Encuesta BMO 2026 de France Travail.
¿Cuáles son las fases de un plan de personal?
A continuación, un plan de personal seis etapas, que se repiten cada mes, que puedes impartir en un solo taller.
- Las horas que hay que cubrir se calculan puesto por puesto, para el próximo año.
- Esas horas se convierten en personas, teniendo en cuenta el tiempo dedicado al puesto.
- Equipo por equipo, comprobáis quién es autónomo en los puestos críticos.
- Las necesidades y los ingresos se prevén mes a mes, con un escenario mínimo y un escenario máximo.
- A cada desviación se le asigna una palanca y una fecha de lanzamiento.
- La revisión mensual junto con la producción permite ajustar el plan.
La segunda etapa es aquella en la que el cálculo se desvía rápidamente, cuando se dividen las horas que hay que cubrir entre el tiempo remunerado.
¿Cómo se calcula la plantilla necesaria para un taller?
La plantilla necesaria para un taller se calcula dividiendo las horas que hay que cubrir entre las horas que una persona pasa realmente en el puesto de trabajo.
Seguramente estás dividiendo por 1.607 horas, la jornada completa legal. Esta cifra es el umbral anual a partir del cual las horas se consideran horas extras. Ya descuenta las vacaciones pagadas y los días festivos, y aún incluye todo aquello que aleja a una persona de su puesto de trabajo.
- Las ausencias suponen 118 horas, con una tasa de 7,37 % registrada entre los obreros en 2024 por el Barómetro del absentismo de WTW.
- La formación supone 21 horas al año, según la hipótesis del ejemplo ficticio que figura a continuación.
- El tiempo fuera del puesto de trabajo, las instrucciones y las reuniones suponen una deducción de 34 horas, a razón de 10 minutos por jornada de 8 horas, otra hipótesis del ejemplo.
- Queda unas 1 434 horas en el puesto, la sede de tu división.
Ten en cuenta el absentismo de los últimos 12 meses, porque refleja mejor la situación de tus equipos que un barómetro nacional. No incluyas en la tasa las bajas prolongadas ya conocidas, que se registran en el plan en su fecha correspondiente.
Calcula la plantilla necesaria para tu taller
Valores por defecto: el taller ficticio del ejemplo, en 2027. Sustitúyelos por tus cifras y el cálculo se actualizará.
Plantilla necesaria
48,0 ETP
Horas que hay que cubrir al año68 832 h
Horas trabajadas por persona1 434 h
Personas por puesto4,0 para 3 equipos
Dividiendo entre 1 607 h42,8 ETC
Si lo dividiéramos entre 1 607 horas, el resultado sería 5,2 ETC menos de lo que realmente se necesita.
Supuestos: 1.607 horas a tiempo completo, jornadas de 8 horas, 7 días festivos entre semana en 2027 excluidos de los horarios de lunes a viernes. La formación y el tiempo fuera del puesto de trabajo son supuestos de este ejemplo ficticio. Introduce tus bajas prolongadas ya conocidas por fecha, fuera de la tasa de absentismo. No se guarda ningún dato introducido.
¿Y si tu puesto de trabajo tiene un ritmo de trabajo fijo? Las horas que hay que cubrir equivalen a volumen × tiempo estándar ÷ eficiencia.
- El tiempo estándar es el tiempo previsto para una unidad, y la eficiencia es la parte de ese tiempo que el taller realmente cumple.
- Una línea que debe producir 500 000 unidades al año a un ritmo de 0,6 minutos por unidad supone 5 000 horas de trabajo teórico.
- Con una eficiencia de 85 %, requiere 5 882 horas de presencia en el puesto, que luego se dividen entre las horas que una persona pasa en el puesto.
Los ratios generales, es decir, tantas personas por tanto volumen, sirven como referencia para un servicio de asistencia. En el caso de un taller, resultan demasiado aproximados, ya que no tienen en cuenta los horarios de apertura de los puestos.
¿Cuántas personas se necesitan para cubrir un puesto en un turno de 3×8?
De lunes a viernes, se requiere un puesto con horario de 3×8 casi 4 personas a tiempo completo, y unas 6 personas de forma ininterrumpida los 7 días de la semana. En un turno de 2×8, con dos equipos, hay que contar con unas 3 personas por puesto.
Si descontamos los días de descanso, las ausencias y la formación, cada uno solo está en su puesto unos tres días de cada cuatro en los que el local está abierto. Si se trabaja con tres personas por turno, el personal temporal y las horas extras cubren el cuarto día.
Una plantilla al completo puede pasar la noche sin regulador
Cuando el turno de noche no tiene ningún regulador autónomo, la línea se detiene en el primer cambio de formato, independientemente del número total de elementos.
El cálculo en ETP supone que cada persona domina todos los puestos. Sin embargo, en una muestra de 210 centros a los que equipamos, la proporción mediana de operarios cualificados en al menos dos puestos es de 12,5 %, y la mitad de los centros se sitúa por debajo de esa cifra.
- La inspección comienza por los puestos críticos, es decir, aquellos que detienen la línea, requieren una autorización o dependen de una o dos personas.
- Una persona cuenta cuando es autónoma, es decir, cuando ocupa el puesto por sí sola y tiene las autorizaciones al día.
- Las personas que están en formación aún no cuentan, aunque ya ocupen el puesto con un tutor a su lado.
- El objetivo es’una persona autónoma por equipo, más otra de reserva, es decir, 4 por puesto crítico en turnos de 3×8.
En nuestro taller ficticio, la plantilla cuenta con 6 ajustadores autónomos de los 8 previstos. El turno de noche no cuenta con ninguno en la línea 2.
En junio, uno de los dos jubilados es el encargado del mantenimiento nocturno de la línea 1, y por la noche ya no hay ninguno. Una matriz de versatilidad te muestra ese agujero y las autorizaciones que están a punto de caducar.
Ajustadores autónomos, equipo por equipo
Ejemplo ficticio: un taller con turnos de 3×8, con un objetivo de 4 ajustadores por línea (uno por turno, más uno de reserva).
Por la mañana
Tarde
Noche
Ajustador, línea 1
✓ 2 autónomos
✓ 1 autónomo
✓ 1 autónomo
Ajustador, línea 2
✓ 1 autónomo
✓ 1 autónomo
✕ Sin ajustador
Hay 6 reguladores autónomos para 8 previstos. El equipo de noche no tiene ninguno en la línea 2.
Por la mañana
Tarde
Noche
Ajustador, línea 1
✓ 2 autónomos
✓ 1 autónomo
✕ Sin ajustador
Ajustador, línea 2
✓ 1 autónomo
✓ 1 autónomo
✕ Sin ajustador
Hay 5 reguladores autónomos para 8 previstos. Por la noche ya no queda ninguno en las dos líneas.
Distribución por equipos a modo de ejemplo. La plantilla total apenas varía, pero la noche pierde su única capacidad de ajuste.
¿Por qué planificar las necesidades y los ingresos mes a mes?
Una media anual te oculta los meses difíciles, porque la diferencia se concentra en unos pocos meses, los de las vacaciones fuera de la temporada baja, las salidas y los picos de demanda.
Un cálculo rápido compara tu plantilla con los puestos que hay que cubrir cada día y llega a la conclusión de que todo está cubierto. Sin embargo, cada operario solo está en su puesto unos tres de cada cuatro días de apertura.
| Mes | Puestos vacantes por día, 3 turnos | Operadores presentes cada día | Diferencia | Palanca |
|---|---|---|---|---|
| Enero | 36 | 34,4 | -1,6 | Horas extras puntuales |
| Mayo | 36 | 28,3 | -7,7 | Personal temporal para cubrir las vacaciones |
| Julio | 36 | 27,5 | -8,5 | Personal temporal para cubrir las vacaciones |
| Septiembre, un mes cualquiera | 36 | 32,1 | -3,9 | Contratación con contrato indefinido |
| Noviembre | 43,2, incluidos los sábados de mayor afluencia | 32,1 | -11,1 | Sábados como voluntario, trabajo temporal |
| Diciembre | 40,7, incluidos los sábados de mayor afluencia | 29,3 | -11,4 | Sábados como voluntario, trabajo temporal |
El taller ficticio en 2027, por día laborable, antes de cualquier contratación
Los mismos valores que en la tabla: la diferencia se acentúa en mayo, en julio y en los meses de mayor actividad.
Puestos vacantes por díaOperadores presentes cada díaEn rojo, la diferencia
Noviembre y diciembre son los meses en los que más ofertas de empleo se publican los sábados.
Enero está casi cubierto, ya que el taller aún cuenta con 44 operarios antes de las bajas de marzo y junio, sin contar las bajas por vacaciones fuera del periodo de cierre. Tu cuadro se elabora en cuatro fases.
- El punto de partida es la plantilla actual, de la que se restan las bajas confirmadas y, a continuación, las bajas probables estimadas en función de tu índice de rotación.
- Las vacaciones se distribuyen mes a mes, incluidos los puentes de mayo y las vacaciones de verano.
- Para cada mes, compara las existencias por día laborable con las necesidades diarias, incluidos los sábados de mayor demanda.
- Por fin vuelves a hacer el mismo cálculo con un volumen mínimo y un volumen máximo.
Una vacante se contabiliza como una falta en la plantilla hasta la incorporación del nuevo empleado. Si se contabilizara como una ausencia, aumentaría tu índice y dificultaría la elección de la palanca.
Anota también en su fecha correspondiente las paradas largas que ya se conocen. Si se incluyen en una media, desaparecerían del mes en el que se producen.
Lee la tabla línea por línea. La diferencia que se repite cada mes y la de julio no requieren la misma medida.
¿Qué palanca elegir para cada desviación?
Recomendamos cubrir con inversiones a largo plazo (CDI) la diferencia que se produce cada mes y mantener el trabajo temporal y las horas extras en los momentos de mayor actividad y las vacaciones.
La ley va en la misma línea, ya que un contrato de trabajo temporal cubre una sustitución, un aumento temporal de la carga de trabajo o un empleo estacional, pero nunca un empleo duradero (véanse los casos en los que se recurre al trabajo temporal).
| Palanca | Plazo | Límites | ¿Para qué diferencia? |
|---|---|---|---|
| Horas extras | Inmediato | 10 horas al día, 48 horas a la semana, 44 horas de media en 12 semanas; 8 horas al día por la noche; límite de 220 horas al año sin acuerdo | Unos días de máxima actividad |
| Reasignación de un agente polivalente | Inmediato si es autónomo | Deja su puesto original | Ausencia imprevista en un puesto clave |
| Trabajo temporal | Hay que solicitarlo antes de la misión | Fundamento jurídico; 18 meses como máximo, por regla general; formación reforzada en materia de seguridad en puestos de riesgo | Vacaciones, temporada alta, sustitución |
| Formación para un nuevo puesto de trabajo | De una a ocho semanas, dependiendo del sector | Tiempo de espera adicional antes del arranque | Falta de competencias en un puesto clave |
| Contratación con contrato indefinido | Unas seis semanas para encontrar (encuesta de Pôle Emploi de 2017), y después el preaviso y la formación | La contratación en el sector industrial suele ser difícil | Diferencia permanente |
| Nivelación de la producción, préstamo de otro taller | Según el PIC | El alisamiento genera existencias que hay que financiar | Pico previsible |
En el taller ficticio, los cuatro empleados que faltan a partir de junio suman un total de cinco personas, ya que cada uno solo está en su puesto unos tres días de cada cuatro. En abril se incorporan dos empleados con contrato indefinido para que los jubilados de junio les formen, y otros tres en septiembre.
El plano se detiene en 46 operadores, que abarcan los meses normales. Si se alcanzaran los 48 ETC del cálculo, se produciría un exceso de plantilla en esos meses, para los picos de trabajo y las bajas que cubre el personal temporal.
¿Y en un puesto crítico? Forma a un operario de la planta y reubica al trabajador temporal en su puesto original. De este modo, creas la versatilidad antes del pico, y la gestión de trabajadores temporales se limita a los puestos sencillos.
Las horas extras y los sábados trabajados de forma voluntaria complementan el trabajo temporal durante los meses de vacaciones y de mayor actividad. Si ajustas tus contratos indefinidos a los periodos de menor actividad, estás estableciendo una situación de trabajo temporal permanente, lo cual no está permitido por la ley.
Revisar el plan cada mes, justo después del PIC
Es hora de revisar tu plan de personal cada mes, justo después del PIC, junto con los departamentos de producción, recursos humanos y control de gestión.
El PIC marca el ritmo. Cada mes reúne a los departamentos comercial, industrial y de logística para analizar los volúmenes de, al menos, los próximos 12 meses. Tu plan traduce esos volúmenes en personal, y bastan cinco indicadores para hacer un seguimiento del mismo.
- La diferencia entre las necesidades y los recursos disponibles se va acumulando mes a mes.
- La cobertura de los puestos críticos se analiza equipo por equipo.
- Las horas extras se contabilizan por persona, para identificar a quienes tienen una carga de trabajo excesiva.
- La proporción de trabajo temporal se mide en horas trabajadas.
- El absentismo real se compara con la tasa prevista en el plan.
El departamento de RR. HH. conoce los contratos y las bajas, y el de producción, los puestos y los volúmenes. Analiza con ellos los próximos tres meses y asegúrate de que cada decisión cuente con un responsable y una fecha.
En el ejemplo, la revisión de julio confirma el pico de noviembre, y los cursos de formación polivalente comienzan con la reapertura, a finales de agosto. Los trabajadores temporales, contratados a mediados de septiembre, llegan antes del primer sábado.
En contraste con el máximo alcanzado en noviembre
Ejemplo ficticio: cada medida se pone en marcha en la fecha que le permite tener tiempo para surtir efecto.
- JulioEl informe mensual confirma el máximo alcanzado en noviembre.
- A finales de agostoCon la reapertura, comienzan los recorridos de polivalencia.
- A mediados de septiembreSe han contratado trabajadores temporales.
- NoviembreLos trabajadores temporales ya están en sus puestos antes del primer sábado de temporada alta.
Tanto si se trata de una contratación como de una formación, hay que contar con un plazo aproximado de entre 7 y 14 semanas —plazos medios según el sector— antes de disponer de un operario autónomo en un puesto crítico.
¿Excel o un programa para planificar la mano de obra?
Para un primer taller, basta con una hoja de cálculo. Se satura cuando tus competencias, tus autorizaciones y tus trabajadores temporales cambian cada semana.
Para empezar, crea tres pestañas.
- El primero detalla las horas que hay que cubrir por puesto y por mes.
- El segundo presenta a los asistentes las necesidades, mes a mes.
- El tercero contabiliza a los trabajadores autónomos por puesto crítico y por turno.
¿Cuándo es el momento de pasar a utilizar un programa informático? El momento adecuado llega en cuanto empiezas a introducir los mismos datos una y otra vez en distintos archivos. En Mercateam, la matriz de competencias alimenta la planificación del personal.
Demostración
Tus competencias y tu agenda en una sola herramienta
En Mercateam, la matriz de competencias alimenta la planificación de asignaciones: las autorizaciones que están a punto de caducar y los puestos críticos con falta de personal se detectan en el momento de realizar las asignaciones.
Más de 300 centros industriales equipados · Conexión con el sistema de gestión de recursos humanos (SIRH) y el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) · Alojamiento en Europa
En Bonduelle, la plantilla se triplicaba durante la temporada, con 1.000 trabajadores temporales repartidos en dos centros, y la planificación ocupaba 6 personas a tiempo completo en 25 archivos de Excel. Hoy en día, 15 responsables comparten una misma planificación, con más de 20 000 asignaciones al mes en 400 puestos (el caso Bonduelle).
¿Por dónde empezar en tu página web?
Empieza por el taller que más horas extras y personal temporal consume, y haz allí el cálculo completo antes de ampliarlo.
- Enumera los puestos de este taller y sus horarios de apertura para el próximo año.
- Calcula las horas disponibles por persona a partir de tu índice real de absentismo de los últimos 12 meses.
- Para cada puesto crítico, cuenta el número de personas autónomas equipo por equipo.
- A continuación viene el calendario mensual, y la fecha de la primera revisión se fija junto con el departamento de producción.
A la hora de elaborar el presupuesto, presentarás al departamento de finanzas un informe desglosado por autónomos, mes a mes, con las desviaciones fechadas que puedas justificar. Para vincular este plan a tu matriz de competencias y a tu planificación de asignaciones, solicite una demostración.
