Als Produktionsleiter oder Werksleiter im 2×8- oder 3×8-Schichtbetrieb erstellen Sie Ihre Einsatzplanung jede Woche neu, oft sogar jeden Morgen, je nach Abwesenheiten, Notfällen und ablaufenden Berechtigungen. Eine falsch vorgenommene Zuweisung kann eine Lieferung verzögern, einen Qualitätsmangel verursachen oder einen Mitarbeiter gefährden. Da eine Tabellenkalkulation nicht angibt, wer qualifiziert ist, müssen Sie in der Eile entscheiden – auf Kosten Ihrer Führungszeit.
Die Personalplanung umfasst Folgendes: jede Stelle einer verfügbaren, qualifizierten Person zuweisen und dabei die gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten, in vier Schritten.
- Die erforderlichen Kompetenzen und Befugnisse für jede einzelne Stelle detailliert auflisten.
- Festlegung der Einsatzregeln, von den zulässigen Vertretungen bis hin zu den Ruhezeiten.
- Erstellen Sie einen Referenzplan für eine typische Woche.
- Jede Änderung direkt bei der Eingabe prüfen, solange eine Abweichung noch korrigiert werden kann.
Um Ihnen in jeder Phase Anhaltspunkte zu geben, haben wir die Nutzungsdaten der Mercateam-Plattform aus zwölf Monaten analysiert – das sind 3,65 Millionen Einsätze an einer Stichprobe von 210 französischen Industriestandorten.
1 277
wöchentliche Änderungen im Dienstplan an einem Standort mit mehr als 300 Mitarbeitern
14,3 %
Die Zuweisungen betreffen einen Mitarbeiter, dem eine bestimmte Kompetenz oder Berechtigung fehlt
8 bis 9 von 10
Je nach Branche beherrschen die Bediener nicht mehr als einen Arbeitsplatz.
1 von 2
Eine validierte Qualifikation wird in der Planung in der Luftfahrt niemals zugewiesen
Nutzungsdaten von Mercateam: 3.651.583 Einsätze, eine Stichprobe von 210 französischen Industriestandorten, August 2025 bis August 2026.
1. Was versteht man unter Personalplanungsmanagement im industriellen Umfeld?
Definition und spezifische Herausforderungen im Industriesektor
In der Industrie bedeutet die Personalplanung entscheiden, wer in welchem Zeitfenster welche Position besetzt, unter Berücksichtigung der Berechtigungen, der Kompetenzstufen und der Produktionsschwankungen.
Ihre Website weist fünf Einschränkungen auf, die bei der Planung im Büro nicht berücksichtigt werden.
- Spezifische technische Fähigkeiten, die oft nicht austauschbar sind
- Strenge Lieferverpflichtungen
- Vorgeschriebene Zulassungen und Zertifizierungen
- Eine Organisation in aufeinanderfolgenden Schichten (2×8, 3×8, 5×8)
- Schwankungen im Geschäftsvolumen, die manchmal saisonbedingt sind oder mit dem Auftragsvolumen zusammenhängen
Das erste lässt sich messen. Wir haben die erforderlichen Kompetenzen und Befugnisse Position für Position gezählt: von durchschnittlich 3,7 in der Pharmabranche bis zu 7,2 in der Automobilbranche.
Einen Operator zuzuweisen bedeutet also, vier bis sieben Bedingungen gleichzeitig zu überprüfen. Das ist die für die Stelle erforderliche Qualifikation was diesen Zeitplan von einem einfachen Stundenplan unterscheidet.
| Stundenplan | Einsatzplanung im industriellen Bereich | |
|---|---|---|
| Entscheidungseinheit | Eine Marktnische | Eine Stelle in einer Nische |
| Voraussetzung für die Zuordnung | Verfügbar sein | Verfügbar sein und 3,7 bis 7,2 Anforderungen erfüllen |
| Mögliche Ersatzspieler | Jeder anwesende Kollege | Die Stelleninhaber, oft weniger als drei |
| Folge eines Fehlers | Eine Lücke im Zeitplan | Eine Abweichung in Bezug auf Qualität, Sicherheit oder Audit |
| Häufigkeit der Schlichtungsverfahren | Bei der Veröffentlichung | 212 bis 1.277 Mal pro Woche |
Was ist der Unterschied zwischen Personalplanung und Produktionsplanung?
Die Produktionsplanung ordnet Aufträge, Maschinen und Taktzeiten an. Daraus ergibt sich die Personalplanung: Sie weist den qualifizierten Mitarbeitern die benötigten Arbeitsplätze zu.
Die verschiedenen Bestandteile einer effektiven Planung
Eine effiziente Planung berücksichtigt bei jedem Einsatz vier Aspekte, und jede davon reicht aus, um eine Stelle zu blockieren.
- Die menschliche Dimension umfasst die Verfügbarkeit, die Kompetenzen, medizinische Einschränkungen und die Wünsche.
- Der technische Bereich umfasst die Ausrüstung, die Wartung und die Anforderungen der einzelnen Arbeitsplätze.
- Der regulatorische Bereich umfasst die Arbeitszeit, Pausen und Berechtigungen.
- Aus wirtschaftlichen Gründen sind Überstunden und Zeitarbeit begrenzt.
Unsere Daten liefern eine Größenordnung, anhand derer Sie Ihre Website einordnen können.
| Abmessung | Was die Daten aussagen | Quelle |
|---|---|---|
| Menschlich | 37 % der Beschäftigten, die im Jahr 2025 mindestens einmal abwesend waren, mit durchschnittlich 21,1 Tagen | Ipsos bva für Oasys Diot-Siaci, 2026 |
| Technik | 3,7 bis 7,2 zu validierende Kompetenzen oder Befähigungen pro Stelle, je nach Sektor | Mercateam, 12 Monate |
| Regulatorisch | 14,3 % der Zuweisungen betreffen einen Mitarbeiter, dem eine Kompetenz oder eine Berechtigung fehlt | Mercateam, 3,65 Millionen Einsätze |
| Wirtschaftlich | 8 bis 9 von 10 Mitarbeitern beherrschen nicht mehr als einen Arbeitsplatz, was die Vertretungsmöglichkeiten ohne Überstunden oder Zeitarbeitskräfte einschränkt | Mercateam, Stichprobe von 210 Standorten |
Eine Produktionsplanung lässt sich als eine Abfolge von Einsatzentscheidungen lesen, von denen jede einzelne Auswirkungen auf Qualität, Sicherheit und Arbeitsrecht hat.
Auswirkungen auf die Produktivität und die Zufriedenheit der Teams
Ein gut durchdachter Zeitplan sorgt dafür, dass die richtige Kompetenz zur richtigen Zeit am richtigen Platz ist, wodurch Produktionsausfälle reduziert werden und der Bedarf an Schulungen oder Neueinstellungen frühzeitig erkennbar wird.
Für Ihre Mitarbeiter kommt es bei der Fairness vor allem auf die Dienstplanrotation an, ein zentraler Punkt des Einsatzplanung für Schichtteams im Werk. Das INRS empfiehlt hierfür einige Anhaltspunkte.
- Schnelle Schichten mit höchstens zwei oder drei aufeinanderfolgenden Nächten, gefolgt von Ruhetagen.
- So viele freie Wochenenden wie möglich für jeden.
- Eine Frühschicht, die erst um 6 Uhr beginnt.
- Ein Schichtwechsel im Rhythmus „morgens, nachmittags, dann nachts“, wie es das Arbeitsministerium empfiehlt.
- Ein regelmäßiger Rhythmus, den jeder früh genug kennt, um sein Privatleben darauf abzustimmen.
Bei Trigano, eine flexiblere und transparentere Organisationsstruktur hat die Zufriedenheit der Teams gesteigert; Berry Global dadurch gewinnt das Unternehmen an Vorausschau und Kontrolle über die Produktion.
Im Produktionsbereich hat LVMH Fragrance Brands durch festgelegte Vorgaben die Fehler bei der Zuordnung reduziert, ohne dass es seitdem zu Produktionsausfällen aufgrund unvorhergesehener Abwesenheiten gekommen ist (Siehe Anwendungsbeispiel LVMH Fragrance Brands).
2. Die täglichen Herausforderungen der Planung in der Produktion
Umgang mit Fehlzeiten und unvorhergesehenen Ereignissen
Eine unvorhergesehene Abwesenheit lässt sich schnell regeln, wenn man weiß, wie es geht wer von den Anwesenden für die Stelle qualifiziert ist. Für den Austausch sind daher zwei Dinge erforderlich.
- Schnell einen Ersatz finden, der über die für die Stelle erforderlichen Kompetenzen und Berechtigungen verfügt.
- Das Team neu organisieren, ohne dieselben Mitarbeiter zu überlasten oder einen Mitarbeiter aus seiner Freizeit – selbst wenn diese freiwillig ist – zurückzurufen, da dies seine Erholung beeinträchtigt.
L'Beobachtungsstelle für soziale Leistungsfähigkeit 2026, eine von Ipsos bva im Auftrag von Oasys Diot-Siaci durchgeführte Studie, beziffert die Fehlzeitenquote im Jahr 2025 auf 4,98 %. An einem Standort mit 200 Beschäftigten entspricht dies an einem bestimmten Tag etwa zehn Abwesenden.
Da kein Überblick über die verfügbaren Fachkräfte besteht, erfolgt diese Suche erst bei Arbeitsantritt unter Zeitdruck und wiederholt sich jede Woche.
Wie oft wird der Zeitplan pro Woche geändert?
Ein Zeitplan wird im Median 467 Mal pro Woche geändert an einem Standort mit 100 bis 300 Beschäftigten, 212 Mal bei weniger als 100 Beschäftigten und 1.277 Mal bei mehr als 300.
An einem großen Standort ergibt das bei einem achtstündigen Arbeitstag einen Wechsel alle zwei Minuten. Wir haben dies an den Standorten gemessen, die den Einsatzplan verwenden, und zwar ausschließlich in den Wochen mit tatsächlicher Tätigkeit.
Änderungen im Zeitplan pro Woche, je nach Größe des Standorts
Heller Balken: P25- bis P75-Intervall zwischen den Standorten. Violette Linie: Median.
| Umfang der Website | P25 | Median | P75 |
|---|---|---|---|
| 50 bis 100 Mitarbeiter | 119 | 212 | 344 |
| 100 bis 300 Mitarbeiter | 221 | 467 | 851 |
| 300 und mehr Mitarbeiter | 650 | 1 277 | 2 112 |
Die Streuung sagt mehr aus als der Median. Bei 100 bis 300 Mitarbeitern bearbeitet ein Standort im dritten Quartil 851 Änderungen pro Woche, fast viermal so viele wie ein Standort im ersten Quartil (221).
Bei gleicher Größe reicht die Fehlzeitenquote allein nicht aus, um einen solchen Unterschied zu erklären. Ein Standort, der in Echtzeit über seine verfügbaren Fachkräfte informiert ist, nimmt eine einmalige Umverteilung vor; ein Standort, der diese erst suchen muss, nimmt so lange Umverteilungen vor, bis er einen Vorschlag findet, der die Prüfung besteht.
Geben Sie den Standort Ihrer Website an
Vergleichen Sie das Ausmaß Ihrer Terminplanänderungen mit den Referenzwerten, die anhand einer Stichprobe von 210 französischen Industriestandorten ermittelt wurden.
Zu welchem Zeitpunkt in der Woche ändert sich der Zeitplan?
Der Zeitplan ändert sich vor allem mittwochs und donnerstags, auf die 45 % der Änderungen entfallen, gegenüber 14,7 % am Freitag. Von einem am Freitag bereits abgeschlossenen Plan für die kommende Woche kann also keine Rede sein.
Wöchentliche Aufschlüsselung der Terminänderungen
Anteil am Gesamtvolumen der Änderungen (in %) über 12 Monate.
An Werktagen konzentriert sich das Volumen auf den Produktionsbeginn.
- 48 % Änderungen zwischen 6 und 12 Uhr; ;
- 35 % zwischen 12 und 18 Uhr; ;
- 17 % zwischen 18 Uhr und 6 Uhr.
Der Höhepunkt ist am Mittwoch um 8 Uhr. Das ist der Dienstantritt, wenn die tatsächlichen Abwesenheiten sichtbar werden und innerhalb einer Stunde eine Entscheidung getroffen werden muss.
Ein am Mittwochmorgen massiv überarbeiteter Zeitplan korrigiert die laufende Woche. Das Signal bezieht sich also darauf, wie die Woche am Montag und Dienstag gestaltet wurde, noch bevor die Reaktionen aus der Praxis eintrafen.
Das Gleichgewicht zwischen Produktionsbedarf und verfügbaren Kompetenzen
Das Gleichgewicht zwischen Produktion und Kompetenzen entscheidet sich bei die geringe Anzahl qualifizierter Bewerber pro Stelle, und zwar aus drei Gründen.
- Spezifische Kompetenzen, über die mitunter nur eine begrenzte Anzahl von Anbietern verfügt
- Stellen, die besondere Berechtigungen erfordern (Höhenarbeit, Elektroarbeiten usw.).
- Eine Weitergabe von Fachwissen, die nicht immer formalisiert ist
Wie viele Mitarbeiter beherrschen zwei Arbeitsbereiche?
Nur 10,1 % bis 20,1 % der Bediener beherrschen zwei oder mehr Arbeitsplätze, je nach Branche, sodass 8 bis 9 von 10 Mitarbeitern nicht mehr als einen Arbeitsplatz beherrschen.
Warum eine so strenge Schwelle? Wir orientieren uns am Kriterium eines Prüfers, nach dem ein Mitarbeiter eine Position erst dann beherrscht, wenn er 100 % der Anforderungen – einschließlich Kompetenzen und Berechtigungen – erfüllt.
Anteil der Mitarbeiter, die zwei oder mehr Arbeitsplätze beherrschen, nach Sektoren
Heller Balken: P25- bis P75-Intervall zwischen den Standorten. Violetter Punkt: Median des Bereichs.
Die Unterschiede zwischen Standorten desselben Sektors sind größer als die Unterschiede zwischen den Sektoren. In der Automobilbranche liegt ein Viertel der Standorte unter 1 % vielseitig einsetzbarer Mitarbeiter, während ein weiteres Viertel 67 % überschreitet – ein Zeichen dafür, dass die Organisationsstruktur eine größere Rolle spielt als das Fachgebiet.
Wie viele Stellen werden von weniger als drei Personen besetzt?
Die Schwelle von drei Personen
| Branche | Anforderungen pro Stelle | Stellen, die von weniger als drei Personen besetzt sind |
|---|---|---|
| Automobil | 7,2 | 77,8 % |
| Luft- und Raumfahrt | 5,8 | 52,6 % |
| Lebensmittelindustrie | 5,1 | 40,0 % |
| Kosmetik | 4,6 | 30,0 % |
| Pharmazeutisch | 3,7 | 24,8 % |
Quelle: Daten von Mercateam, Stichprobe von 210 Standorten, Standorte, die einem Sektor zugeordnet sind, Medianwert pro Standort, August 2025 bis August 2026.
Dieser Zusammenhang lässt sich ausnahmslos in allen fünf Branchen feststellen. In der Automobilbranche erfüllen bei 647 der 1.156 untersuchten Stellen keine der besetzten Stellen alle Anforderungen; in der Luftfahrtbranche sind es 533 von 2.112.
Diese Stationen sind jedoch täglich in Betrieb, wobei die Bediener einen Teil der Anforderungen überprüfen.
Die Verschärfung der Anforderungen an eine Stelle – sei es aus Vorsicht oder aus Qualitätsgründen – schränkt automatisch die Möglichkeiten ein, diese Stelle zu besetzen. Jede zusätzliche Befugnis sollte daher in voller Kenntnis der Sachlage abgewogen werden, wobei zu berücksichtigen ist, wie viele potenzielle Nachfolger dadurch für die Stelle wegfallen.
Die Kompetenzen, über die eine einzelne Person verfügt
Fast jeder Standort ist auf mindestens eine unersetzliche Person angewiesen, da 93 % bis 100 % dieser Unternehmen – je nach Branche – über eine Qualifikation oder Befugnis verfügen, die nur ein einziger Mitarbeiter besitzt.
| Branche | Standorte mit mindestens einem Monopol | Monopole pro Standort (Median) | Von einer einzigen Person besetzte Stellen (Median) |
|---|---|---|---|
| Luft- und Raumfahrt | 100 % | 52 | 14,3 % |
| Kosmetik | 100 % | 9 | 0 % |
| Lebensmittelindustrie | 100 % | 5 | 7,1 % |
| Automobil | 93,5 % | 8 | 8,3 % |
| Pharmazeutisch | 93,3 % | 7 | 5,7 % |
Quelle: Daten von Mercateam, Stichprobe von 210 Standorten, Standorte, die einem Sektor zugeordnet sind, August 2025 bis August 2026.
In der Luftfahrt wird jede siebte Stelle von einer einzigen Person besetzt, und an einem Standort verfügt eine Person im Median über 52 Kompetenzen – ein Zeichen für ein differenzierteres Kompetenzreferenzsystem.
Finden Sie Ihre Monopole, bevor ein Spielzug sie aufdeckt. Das Fallbeispiel Exxelia zeigt die Vorgehensweise auf, einschließlich eines Kompetenzmanagements, das entscheidende Fachkenntnisse identifiziert und bevorstehende Pensionierungen vorwegnimmt.
Fast jede zweite anerkannte Kompetenz wird nie genutzt
Bis zu jede zweite validierte Kompetenz wird innerhalb von zwölf Monaten für keinen Einsatz genutzt, von 26,1 im 1. bis 3. Quartal in der Pharmabranche auf 49,6 im 1. bis 3. Quartal in der Luftfahrtbranche.
In den letzten 12 Monaten nach Sektoren validierte Kompetenzen ohne Zuordnung
Anteil der auf operativer Ebene validierten Kompetenzen, die für keine Planungszuweisung herangezogen wurden.
Wir haben die auf operativer Ebene validierten Kompetenzen mit den tatsächlichen Einsätzen ausschließlich jener Mitarbeiter abgeglichen, die mindestens einmal im Jahr im Einsatz waren. Weder längere Abwesenheiten noch Austritte erklären daher diese Quoten.
Bei demselben Personalbestand wird bis zur Hälfte der nachgewiesenen Kompetenzen nie genutzt, während bei 14,3 % der Einsätze eine fehlende Anforderung gemeldet wird. Die fehlende Vielseitigkeit ist oft bereits vorhanden, ohne dass dies zum Zeitpunkt der Zuweisung erkennbar ist.
Die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen
Ihr Zeitplan muss fünf Regelgruppen berücksichtigen, von den Ruhezeiten bis zur Gültigkeitsdauer der Befugnisse, denn sie gewährleisten die Sicherheit der Teams.
- Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten
- Verwaltung von Pflichtpausen
- Begrenzung der Höchstarbeitszeit
- Einhaltung von Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen
- Gültigkeit der erforderlichen Berechtigungen und Zertifizierungen
Die Schwellenwerte, die in jede Planung einbezogen werden müssen
Jede Änderung ist auch eine rechtliche Entscheidung. Im 3×8-Schichtbetrieb hat ein Mitarbeiter, der nach seiner Tagschicht zur Nachtschicht zurückgerufen wird, nicht mehr seine 11 Stunden Ruhezeit und verstößt gegen die Vorschriften, auch wenn er sich freiwillig dazu bereit erklärt.
| Regel | Schwellenwert | Referenz |
|---|---|---|
| Maximale tägliche Dauer | 10 Stunden, bis zu 12 Stunden gemäß Tarifvertrag | §§ L3121-18 und L3121-19 |
| Maximale Wochenstundenzahl | 48 Stunden pro Woche, durchschnittlich 44 Stunden über 12 aufeinanderfolgende Wochen | §§ L3121-20 und L3121-22 |
| Pause | 20 aufeinanderfolgende Minuten ab einer täglichen Arbeitszeit von 6 Stunden | § L3121-16 |
| Tägliche Ruhepause | 11 aufeinanderfolgende Stunden, d. h. höchstens 13 Stunden insgesamt | § L3131-1 |
| Wöchentliche Ruhezeit | 24 aufeinanderfolgende Stunden plus die 11 Stunden täglicher Ruhezeit, also insgesamt 35 Stunden | § L3132-2 |
| Nachtarbeit | Von 21 Uhr bis 6 Uhr, sofern nichts anderes vereinbart wurde; Nachtarbeiter ab drei Nachtstunden zweimal pro Woche, mit Ausgleichsruhezeit und gesundheitlicher Betreuung | §§ L3122-20, L3122-5, L3122-8 und L3122-11 |
| Arbeitszeit des Nachtarbeiters | 8 Stunden pro Tag, Ausnahmen möglich; durchschnittlich 40 Stunden über 12 Wochen, bis zu 44 Stunden nach Vereinbarung | §§ L3122-6, L3122-7 und L3122-18 |
| Teilzeit-Betreuung | 7 Werktage, die durch einen Tarifvertrag auf mindestens 3 Werktage verkürzt werden können | §§ L3123-24 und L3123-31 |
| Vorankündigung, über mehrere Wochen verteilte Dauer ohne Vereinbarung | 7 Werktage | Art. D3121-27 |
| Anzeige des gemeinsamen Fahrplans | Datiert, unterzeichnet, an jedem Arbeitsplatz ausgehängt; jede Änderung muss vor Inkrafttreten ausgehängt werden | §§ D3171-2 und D3171-3 |
| Weiterleitung an die Arbeitsaufsichtsbehörde | Kopie des Fahrplans und der entsprechenden Änderungen, die zuvor übermittelt wurde | § D3171-4 |
| Übertragungsfehler | Bußgeld der 4. Klasse, das für jeden betroffenen Arbeitnehmer verhängt wird | Art. R3173-1 |
Innerhalb welcher Frist kann ein bereits veröffentlichter Zeitplan geändert werden?
Bei Teilzeitbeschäftigung beträgt die Kündigungsfrist 7 Werktage., der durch einen Tarifvertrag auf mindestens 3 herabgesetzt wird. Der Tarifarbeitszeitplan muss vor seiner Anwendung angepasst werden.
- Teilzeit. Mindestens 7 Werktage vor der Änderung der Dienstplanverteilung. Durch einen Tarifvertrag kann diese Frist gegen entsprechende Gegenleistungen auf 3 Werktage verkürzt werden.
- Die Dauer erstreckt sich über mehrere Wochen, ohne dass eine Vereinbarung vorliegt. Änderungen der Fahrpläne werden 7 Werktage im Voraus bekannt gegeben.
- Gemeinsamer Zeitplan. Die Berichtigung wird vor der Umsetzung bekannt gegeben und zuvor der Arbeitsaufsichtsbehörde übermittelt, nachdem in Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten der Betriebsrat konsultiert wurde.
Kann ein Arbeitnehmer eine Änderung des Dienstplans ablehnen?
Ja, insbesondere wenn die geänderten Arbeitszeiten im Vertrag festgelegt sind oder wenn die Änderung sein Privat- und Familienleben oder sein Recht auf Erholung übermäßig beeinträchtigt.
Auf einer Website, auf der wöchentlich Hunderte von Änderungen vorgenommen werden, ist die Kenntnis darüber, wer was geändert hat und wann der Mitarbeiter darüber informiert wurde, im Streitfall Ihr bester Beweis.
Die Nichtübermittlung des Arbeitszeitplans an die Arbeitsaufsichtsbehörde wird mit einem Bußgeld der 4. Klasse pro betroffenem Arbeitnehmer geahndet, das bis zu 750 € pro Person betragen kann; für ein Unternehmen beträgt das Bußgeld das Fünffache.
Die Grenzen traditioneller Methoden (Excel, Papiertabellen)
Excel und Papier stoßen in einem Industriebetrieb schnell an ihre Grenzen, denn sie haben keinerlei Kontrolle darüber, was Sie dort eingeben.
- Die Kompetenzen und die Verfügbarkeit des gesamten Teams lassen sich auf einen Blick nur schwer erkennen.
- Die Informationen sind schnell veraltet, da sie an der Quelle nicht aktualisiert werden.
- Es wird keine Warnmeldung angezeigt, wenn die Stundenbegrenzung überschritten wird oder die Berechtigung abgelaufen ist.
Die SEB-Gruppe hat diese Einschränkungen überwunden, indem sie an ihren Standorten in Tournus und Rumilly 35 Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien durch eine einzige Lösung ersetzt hat.
Dieser Mangel an Benachrichtigungen lässt sich bei 212 Änderungen pro Woche noch bewältigen. Bei 1.277 Änderungen ist dies mit bloßem Auge nicht mehr zu überblicken.
| Steuerungsanzeige | In einer Tabellenkalkulation | In unseren Daten |
|---|---|---|
| Umplanungsaufwand | Wird nicht gemessen, wird als Zufallsfaktor behandelt | 212 bis 1.277 Änderungen pro Woche, je nach Umfang |
| Übereinstimmung der Zuordnungen | Angenommen bei 100 %, mit dem Auge überprüft | 14,3 % Zuordnungen mit einer fehlenden Anforderung |
| Vielseitigkeitsrate | Deklarativ, auf den Stand der letzten Evaluierungsrunde festgelegt | 10,1 % bis 20,1 % bei Bedienern in zwei oder mehr Schichten |
| Besetzung der Stellen | Wird selten für jede Position einzeln berechnet | 24,8 % bis 77,8 % bei Stellen, die von weniger als 3 Personen besetzt sind |
| Monopolbefugnisse | In den Übersichten nicht enthalten | 93 % bis 100 % – an diesen Standorten gibt es mindestens einen |
| Aktualität des Referenzsystems | Nicht weiterverfolgt | Median von 49 Tagen zwischen zwei Aktualisierungen, 75. Perzentil bei 118 Tagen |
Die Einschränkungen bei der Produktionsplanung in Excel liegen in der Architektur des Systems begründet. Planung und Kompetenzen werden dort in zwei getrennten Dateien verwaltet, sodass bei der Eingabe keine Zuordnung überprüft wird.
3. Wie kann man ein effektives Personalplanungsmanagement einführen?
Eine effiziente Personalplanungsverwaltung Beginnen Sie damit, Ihren aktuellen Zeitplan zu erfassen, verknüpft anschließend Kompetenzen und Planung, antizipiert Spitzenauslastungen und überwacht drei Kennzahlen.
Die vorläufige Analyse der Anforderungen und Rahmenbedingungen
Analysieren Sie zunächst Ihre derzeitige Organisationsstruktur, um zu vermeiden, dass sich diese Probleme im neuen Tool wiederholen. Die Analyse umfasst vier Punkte.
- Die aktuellen Prozesse und ihre Schwachstellen.
- Konjunkturzyklen mit ihren vorhersehbaren Phasen hoher und geringer Auslastung.
- Standortspezifische Herausforderungen wie Nachtarbeit, kritische Arbeitsstellen oder seltene Fachkenntnisse.
- Die Zeit, die Ihre Teams derzeit für die Planung aufwenden.
Um diesen Aufwand einzuschätzen, zählen Sie Ihre Terminänderungen über einen Zeitraum von vier Wochen und notieren Sie dabei, wer sie vornimmt, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit. Anhand dieser Zahlen können Sie Ihre Situation mit den Medianwerten Ihrer Gruppe vergleichen.
Daraus lassen sich drei Interpretationen ableiten.
- Ein Handelsvolumen nahe dem Median, das sich über die Woche verteilt, zeugt von einer Organisation, die solche Schwankungen auffängt.
- Ein deutlicher Anstieg am Mittwochmorgen deutet darauf hin, dass eine Formation nicht über den Dienstag hinaus Bestand hat, und genau diese muss überprüft werden.
- Ein Wert jenseits des dritten Quartils deutet darauf hin, dass zum Zeitpunkt der Personalzuweisung Informationen über die Kompetenzen fehlen.
Auch wenn der Arbeitshöhepunkt am Mittwoch liegt, wird ein Teil der Arbeit bereits am Dienstagnachmittag vor Dienstantritt abgearbeitet.
Die Integration von Kompetenzen und Berechtigungen
Eine zuverlässige Dienstplanung stützt sich auf ein Kompetenzreferenzsystem, das für jede einzelne Stelle aktualisiert wird, das aus vier Elementen besteht.
- Erstellen eines Qualifikationskatalogs nach Posten strukturiert
- Bewältigungsstufen festlegen für jede Fertigkeit (Anfänger, Mittelstufe, Experte)
- Erfassen Sie die gesetzlichen Befugnisse und deren Ablaufdaten
- Interne Ausbilder identifizieren in der Lage sind, jede Fertigkeit zu vermitteln
Valrhona hat dieses System angesichts seiner Expansion und des Personalzuwachses formalisiert, um die Qualität seiner Produkte zu gewährleisten und gleichzeitig neue Mitarbeiter zu integrieren.
Ein Referenzsystem, das schneller veraltet als der Zeitplan
Das Kompetenzprofil eines Bedieners wird nur aktualisiert, wenn im Median alle 49 Tage, und alle 118 Tage bei einem Viertel der Beschäftigten.
467 Änderungen pro Woche × 7 Wochen zwischen zwei Updates = rund 3.300 Zuweisungsentscheidungen die auf einem festen Datenblatt erfasst wurden.
Nach 118 Tagen ohne Aktualisierung beläuft sich die Gesamtzahl auf fast 8.000 Entscheidungen.
Der Anteil der Betreiber, deren Leistungsstufen im Laufe des Jahres angepasst wurden, reicht von 54,1 % in der Automobilbranche und 50,0 % in der Luftfahrtbranche bis hin zu 24,8 % in der Kosmetikbranche und 11,1 % in der Pharmabranche.
Eine Berechtigung, die im Arbeitsbereich erneuert, aber erst sechs Wochen später erfasst wurde, löst denselben Alarm aus wie eine abgelaufene Berechtigung. Eine Überwachung der für die Audits vorbereiteten Berechtigungen Schließe dieses Fenster.
Vorausschauende Planung von Spitzenauslastungen
Ein Aktivitätshoch kündigt sich schon Wochen im Voraus an, basierend auf Ihrem Ladeverlauf.
- Historische Daten analysieren zur Identifizierung von Lastmustern
- Szenarien vorbereiten für Zeiten mit hoher Aktivität
- Schulungen planen während der Nebenzeiten
Diese Vorwegnahme schränkt Überstunden und den Einsatz von Leiharbeitern in Notfällen ein – zwei Maßnahmen, die gesetzlich geregelt sind.
- Ohne entsprechende Vereinbarung beträgt das Kontingent 220 Überstunden pro Arbeitnehmer und Jahr; darüber hinaus berechtigt jede weitere Stunde zu einer vorgeschriebenen Ruhezeit.
- Sie werden für die ersten acht Tage der Woche um 25 % und danach um 50 % erhöht; in einer Vereinbarung kann ein anderer Satz festgelegt werden, der mindestens 10 % betragen muss.
- Zeitarbeit ist auf bestimmte, ausdrücklich aufgeführte Fälle beschränkt, darunter die Vertretung eines abwesenden Mitarbeiters und vorübergehender Arbeitsanstieg, und darf nicht zur dauerhaften Besetzung einer Festanstellung dienen.
Eine Stelle, für die das ganze Jahr über keine festangestellten Mitarbeiter zur Verfügung stehen, lässt sich daher nicht mit Zeitarbeitskräften besetzen. Die Zeitarbeit gleicht die Spitzenauslastung aus; die Vielseitigkeit, die lange im Voraus vorbereitet wird, deckt die Stelle ab.
| Dienstalter | Unbefristeter Arbeitsvertrag | Befristeter Arbeitsvertrag | Zeitarbeit |
|---|---|---|---|
| Weniger als ein Jahr | 10,6 % | 5,9 % | 9,4 % |
| 1 bis 3 Jahre | 23,5 % | 13,5 % | 21,1 % |
| 3 bis 10 Jahre | 31,8 % | 18,6 % | 43,4 % |
| 10 Jahre und älter | 32,9 % | 8,9 % | 3,8 % |
Quelle: Daten von Mercateam, Stichprobe von 210 Standorten, 59.298 Beschäftigte. Kumulierte Betriebszugehörigkeit bei Zeitarbeit; bei mehr als 10 Jahren wurde die Mitarbeiterzahl begrenzt.
Der Zuwachs konzentriert sich auf das erste bis dritte Jahr und flacht anschließend bei den unbefristeten Arbeitsverträgen auf etwa 32 % ab. Mit den Neueinstellungen des Vorjahres zeichnet sich daher ein saisonaler Höhepunkt ab.
Die Zahl der Zeitarbeitskräfte mit einer kumulierten Betriebszugehörigkeit von 3 bis 10 Jahren beläuft sich auf 43,4 %: Sie werden dort eingesetzt, wo Personal fehlt, und wechseln zwischen den Arbeitsplätzen hin und her. Für die Verwaltung von Leiharbeitern, die Stammkunden zu binden, zahlt sich aus.
Drei Kennzahlen zur Steuerung der Planung
Drei Kennzahlen reichen aus, um Ihre Planung zu steuern, wobei wir unsere Medianwerte als Vergleichsgröße heranziehen.
| Indikator | Was er offenbart | Berechnung | Gemessener Bezugspunkt |
|---|---|---|---|
| Wöchentliche Änderungen | Die Stabilität der Konstruktion | Unterschiedliche Änderungen am Zeitplan pro Arbeitswoche | 212, 467 oder 1.277, je nach Größe der Website |
| Stellen, die von drei Amtsinhabern besetzt sind | Die Ausstellung zum ersten Abwesenden | Stellen, die zu 100 % von weniger als 3 Beschäftigten besetzt sind ÷ aktive Stellen | 24,8 % in der Pharmabranche bis 77,8 % in der Automobilbranche |
| Nicht konforme Zuordnungen | Aktualität des Referenzsystems | Zuweisungen mit mindestens einer fehlenden Anforderung ÷ Gesamtzahl der Zuweisungen | 14,2 % im Median pro Standort (14,3 % über alle Einsätze hinweg) |
Für sich genommen sind diese Zahlen irreführend, denn ein Werk, das seine Änderungen reduziert, ohne seine Abdeckung zu verbessern, hat lediglich seinen Zeitplan eingefroren. Die weitere Indikatoren für die industrielle Leistungsfähigkeit folgen als Nächstes.
4. Die Vorteile einer digitalen Lösung für Ihre Planungen
Zeitersparnis für Manager
Planung und Kompetenzen in einem einzigen System miteinander verknüpfen geeignetes Werkzeug verschafft den Managern Zeit für die Planung, die in die Begleitung der Teams fließen soll. Diese Zeit ergibt sich aus drei automatischen Abläufen.
- Das Kopieren von Musterwochen.
- Kompetenzbasierte Einsatzvorschläge.
- Warnmeldungen bei Nichteinhaltung der Ruhezeiten.
Unsere Kunden haben dies gemessen: Bei LVMH Fragrance Brands wurden 25 % an Zeiteinsparungen bei der Zuweisung von Aufgaben erzielt, und bei der Groupe SEB konnten 30 % an Planungszeit eingespart werden.
Bessere Übersicht für alle Mitarbeiter
«Wann habe ich nächste Woche Dienst?» Der Mitarbeiter findet die Antwort auf seinem Smartphone oder auf einem Bildschirm in der Werkstatt, mit einer Benachrichtigung bei jeder Änderung, und kann so sein Privatleben besser organisieren.
Der Betriebszeitplan muss jedoch weiterhin datiert, unterzeichnet und an jedem Arbeitsplatz ausgehängt werden (Art. D3171-2). Die Einsichtnahme per Smartphone ergänzt diese Aushangpflicht, ersetzt sie jedoch nicht.
Reduzierung von Zuordnungsfehlern
Ein Tool, das jede Zuordnung überprüft weist vor Dienstantritt auf die Abweichung hin, sei es eine abgelaufene Berechtigung, eine fehlende Befugnis oder eine nicht eingehaltene Ruhezeit.
Diese Abweichungen betreffen die Sicherheit, die Qualität und das Arbeitsrecht, und jede davon lässt sich bei der Personalzuweisung leichter beheben als nach einem Audit oder einem Vorfall.
Wie viele Zuordnungen weisen auf eine fehlende Anforderung hin?
14,3 % der Zuweisungen, jede siebte, betreffen einen Mitarbeiter, dem mindestens eine erforderliche Kompetenz oder Berechtigung fehlt, was in der Stichprobe etwa 1.435 Fällen pro Tag entspricht.
Anteil der nicht konformen Zuordnungen und Streuung zwischen den Standorten
Links: Gesamtquote des Bestands. Rechts: Aufschlüsselung der berechneten Quoten nach Standorten.
Betrachtet man die einzelnen Standorte einzeln, liegt der Median bei 14,2 %. Ein Viertel der Standorte liegt unter 3,6 %, ein weiteres Viertel übersteigt 31,2 % – das entspricht fast jedem dritten Einsatz.
Der Indikator zählt jeden Einsatz als einen, unabhängig davon, ob er zwei Stunden dauert oder eine volle Schicht im 3×8-System umfasst.
Diese 14,3 % sind Abweichungen, die durch die Einsatzplanung sichtbar gemacht werden. Jede davon wird zum Zeitpunkt der Zuweisung gemeldet, wenn noch Zeit bleibt, einen anderen Bediener auszuwählen, eine Schulung zu planen oder in voller Kenntnis der Sachlage eine Ausnahmeregelung zu beschließen. In einer Tabellenkalkulation gelangt dieselbe Abweichung unbemerkt in die Produktion und fällt erst beim Audit oder bei einem Vorfall auf.
Fähigkeit, sich auf Unvorhergesehenes einzustellen
Bei einer kurzfristigen Absage oder einem Eilauftrag ist ein digitales Tool zeigt mit wenigen Klicks die qualifizierten und verfügbaren Ersatzspieler an und benachrichtigt die betroffenen Personen.
So vermeiden Sie ungeplante Ausfälle, selbst wenn ein Mitarbeiter gleich zu Beginn seiner Schicht ausfällt.
Zentralisierung von Informationen
Ein einziges Tool vereint Daten aus den Bereichen Planung, Personalwesen, Produktion und Qualität, sodass jede Aktualisierung für alle berechtigten Benutzer sichtbar ist.
Verfügbarkeit, Qualifikation und rechtliche Rahmenbedingungen lassen sich somit zum Zeitpunkt der Zuweisung an einem Ort einsehen.
5. Konkrete Beispiele für eine erfolgreiche Transformation
Kundenbeispiele und Erfahrungsberichte
Drei Unternehmer zeigen, was sich verändert ein auf die Kompetenzen abgestimmter Zeitplan.
- LVMH Fragrance Brands verwaltete die Dienstpläne seines Standorts in Beauvais mithilfe von Excel und auf Papier; die Einsatzplanung erfolgt dort nun nach Kompetenzen (Anwendungsbeispiel: LVMH Fragrance Brands x Mercateam).
- SEB-Gruppe hat seine Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien durch eine einheitliche Lösung ersetzt und seine Prozesse standortübergreifend harmonisiert (Anwendungsbeispiel: Groupe SEB x Mercateam).
- Trigano, ein Hersteller von Freizeitfahrzeugen, hat in Echtzeit den Überblick über die verfügbaren Fachkräfte und setzt an sensiblen Arbeitsplätzen ausschließlich geschulte und befugte Mitarbeiter ein (Anwendungsbeispiel Trigano x Mercateam).
Quantifizierbare Ergebnisse
Vier unserer Kunden haben ihren Gewinn nach der Digitalisierung beziffert.
| Industriestandort | Nach der Digitalisierung gemessenes Ergebnis |
|---|---|
| LVMH Fragrance Brands | 25 % Zeitersparnis bei der Verwaltung der Einsatzpläne |
| SEB-Gruppe | 30 % weniger Planungszeit, 35 Excel-, Word- und PowerPoint-Dateien ersetzt, 5 Prozesse digitalisiert |
| Shiseido | 4 Stunden Zeitersparnis pro Woche für die Bereichsleiter, 34 % an Flexibilität für die Teams |
| SEW Usocome | 450 gedruckte Schulungsbücher und 20 digitale Dateien gelöscht |
Um einen solchen Gewinn in Ihrem Unternehmen zu messen, sollten Sie zunächst Ihren Ausgangspunkt beziffern: Zeitaufwand für die Planung, Anzahl der im Umlauf befindlichen Dateien, Vielseitigkeitsquote pro Team.
6. Wie wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse?
Wesentliche Kriterien, die zu berücksichtigen sind
Das wichtigste Auswahlkriterium ist die Überprüfung der für die Stelle erforderlichen Kompetenzen, denn ein Tool, das lediglich Zeitfenster verwaltet, erkennt die fehlende Berechtigung nicht.
Zwei Anwendungskriterien ergänzen diesen ersten Filter.
- Eine Benutzeroberfläche, mit der sich Teamleiter schnell zurechtfinden, auch ohne technische Vorkenntnisse (Die Mercateam-Plattform entdecken).
- Die Bestimmungen Ihres Tarifvertrags und Ihrer Betriebsvereinbarung sind in das Tool integriert.
Bevor man verschiedene Software zur Personalplanung, ermitteln Sie Ihren Anteil an nicht konformen Zuweisungen – dieser gibt Aufschluss darüber, inwieweit Ihre Planung und Ihre Kompetenzen aufeinander abgestimmt sind.
Fragen, die man sich vor der Auswahl stellen sollte
Drei interne Fragen helfen dabei, die Auswahl einzugrenzen, bevor man sich mit einem Verlag trifft.
- Was sind derzeit unsere größten Reibungspunkte bei der Verwaltung von Personalplänen?
- Brauchen wir ein detailliertes Kompetenz- und Berechtigungsmanagement?
- Welche besonderen Belastungen haben wir (Schichtarbeit, Teams mit mehreren Standorten usw.)?
Überprüfen Sie zur Veranschaulichung jedes Kriterium anhand Ihrer eigenen Regeln und Berechtigungen.
| Kriterium | Die zu stellende Frage |
|---|---|
| Anforderungen an die Stelle | Lehnt das Tool eine Zuweisung ab, wenn eine Berechtigung fehlt, oder verwaltet es lediglich Zeitfenster? |
| Flexibilität | Passt es sich Ihren Schichtplänen (2×8, 3×8, 5×8) und Ihrer Schichtorganisation an? |
| Einhaltung von Vorschriften | Sind Ruhezeiten, Pausen, Obergrenzen und Ankündigungsfristen in Ihrer Betriebsvereinbarung anpassbar? |
| Einfache Handhabung | Kann ein Teamleiter einen abwesenden Kollegen allein vertreten, ohne eine umfassende Schulung absolviert zu haben? |
| Barrierefreiheit | Kann ein Mitarbeiter seinen Dienstplan und dessen Änderungen auf dem Bildschirm in der Werkstatt oder auf dem Handy einsehen? |
| Interoperabilität | Werden Abwesenheiten und Arbeitszeiten aus dem Personalinformationssystem (SIRH), dem ERP-System und der Zeiterfassung ohne erneute Eingabe übernommen? |
| Nachvollziehbarkeit | Wird jede Änderung mit einem Zeitstempel versehen, zusammen mit dem Namen des Verfassers und dem Datum, an dem der Arbeitnehmer darüber informiert wurde? |
Schlussfolgerung
Die Personalplanung wird zuverlässig, wenn Jede Zuordnung wird bei der Eingabe überprüft, hinsichtlich der Verfügbarkeit, der Qualifikation und des rechtlichen Rahmens.
Unsere Daten lassen sich auf drei Fragen zurückführen, die jede Woche hunderte Male auf jeder Website gestellt werden.
Zählen Sie zunächst Ihre Terminänderungen über einen Zeitraum von vier Wochen zusammen und ordnen Sie diese den Markierungen Ihres Zeitraums zu. Dies bildet die Grundlage für den Austausch, den wir Ihnen in dieser Demonstration vorstellen.
Vergleichen Sie Ihre Planzahlen mit unseren
Die Daten wurden anhand einer Stichprobe von 210 französischen Industriestandorten über einen Zeitraum von 12 Monaten erhoben.
